Haben Sie Atlassian Confluence im Einsatz und suchen nach einer Intranet-Lösung? Verbinden Sie die beides, in vielen Fällen kann es Sinn machen.
In diesem Artikel
Zunächst aber die Frage:
Ist Confluence überhaupt eine geeignete Lösung für ein Intranet? Warum werden Intranets relativ selten mit Confluence gemacht? (z. B. im Vergleich zu Microsoft Sharepoint)
In der Regel ist Confluence eine „IT-Lösung“, welche die (interne Kommunikation) schlichtweg nicht auf dem Schirm hat, wenn es zu einem Intranet-Projekt kommt.
Zudem ist Atlassian Confluence oft nicht für alle Mitarbeiter:innen, sondern für einen relativ begrenzten Teil der Nutzer:innen lizenziert.
Warum macht es dennoch Sinn, über Atlassian Confluence als Intranet-Plattform nachzudenken?
- Sie haben doch mehr Atlassian-Lizenzen, als Sie denken
Fragen Sie bei Ihrer IT nach. Evtl. hat Ihre Organisation doch mehr Atlassian-Lizenzen bzw. kann günstig nachlizenzieren.
- Hoher Anteil an Desktop-Worker:innen
Während die mobile User Experience von Confluence recht eingeschränkt ist, ist das System bei den Desktop-Nutzung extrem mächtig.
Beispiele: Verwaltungen; Banken
- Hoher Anteil an Wissensarbeiter:innen und/oder Fokus auf Wissensmanagement
Organisationen in denen Wissensarbeit dominiert und deren Hauptziel das Sammeln, Verwalten und Teilen von Wissen ist, profitieren von der Dokumentations- und Kollaborationsstärke von Confluence.
Beispiele: Forschungsinstitute, Bildungseinrichtungen oder Unternehmen in der Technologieentwicklung
- Hybride oder projektorientierte Organisationen
In Unternehmen, die hybrid arbeiten oder eine projektorientierte Struktur haben, hilft Confluence, Informationen flexibel zu organisieren und bereitzustellen. Die Plattform ermöglicht es, projektbezogene Inhalte leicht zu teilen, was die Zusammenarbeit zwischen Teams erleichtert.
Beispiele: Werbeagenturen, Beratungsfirmen.
- Technisch versierte Belegschaften
Wenn die Mitarbeiter einer Organisation technisch versiert sind, können sie die Wiki-ähnliche Oberfläche und die Editierfunktionen von Confluence gut nutzen. Solche Belegschaften sind oft selbstständig in der Lage, Inhalte zu erstellen und zu verwalten, was die Notwendigkeit für umfassende Schulungen reduziert. Dies gilt besonders für
Beispiele: Technologieunternehmen, Ingenieursbüros.
- Unternehmen mit Budgetrestriktionen
Wenn ein Unternehmen ein begrenztes Budget für ein Intranet-Projekt hat, kann Confluence eine kosteneffiziente Lösung. Für NGOs sind die Atlassian-Produkte gar kostenlos.
Bespiele: Gemeinnützige Organisationen.
Optionen für ein Intranet mit Confluence
Haben Sie sich dafür entschieden, Confluence als eine mögliche Basistechnologe für Ihr zukünftiges Intranet zu berücksichtigen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Confluence in Standard
Sie können das Intranet mit Boardmitteln der von Confluence bauen. Betonung liegt dabei auf dem Wort „Bauen“. Conluence ist primär als Wiki- und Kollaborationsplattform konzipiert, nicht als vollwertiges Intranet-System. Entsprechend müssen Sie es stark anpassen um es als Intranet zu nutzen. Dies kann schnell zu hohen (externen) Kosten führen und die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigen.
Confluence mit einem Intranet-Add-On
Wir als maidoq empfehlen es immer auf ein Intranet-Add-On zu setzen, wenn Sie ein Intranet mit Confluence erstellen wollen.
Wir sehen die Add-Ons Mantra und Linchpin zumindest auf dem deutschsprachigen Markt als mehr oder weniger alternativlos.
Die Auswahl des „richtigen“ Add-Ons hängt ausschließlich von der Hostingvariante Ihrer Confluence-Instanz. Setzen Sie noch auf die Data Center-Variante, nehmen Sie Linchpin. Sind Sie inzwischen bei der Cloud-Version, nehmen Sie Mantra.
Vergleich von Confluence im Standard mit Mantra bzw. Linchpin als Intranet-Lösung
Abbildung strukturierter Informationsarchitekturen | |
| Während Confluence für die flexible, dynamische Zusammenarbeit optimiert, erwarten die Nutzer:innen von einem Intranet eine konsistente Struktur, die ihnen schnellen Zugriff auf Informationen ermöglicht. Bei Confluence fehlt jedoch dieser klar strukturierter Ansatz für hierarchische Informationsarchitekturen. | Add-ons wie Linchpin und Mantra erleichtern die Erstellung hierarchischer und klarer Informationsstrukturen durch Navigationsmodule, Inhaltskategorien und Filter. Dies macht es Nutzern einfacher, Informationen zu finden und zu organisieren.
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Personalisierung | |
Eine weitere Must-Have-Funktion eines modernen Intranets ist eine ausgeklügelte Personalisierung, um Informationen basierend auf Rollen, Standorten, Abteilungen etc. anzeigen lassen. Diese ist in Confluence nur sehr eingeschränkt nutzbar. | Tools wie Mantra bieten personalisierte Startseiten, rollenbasierte Inhalte und andere Funktionen, um die Relevanz der bereitgestellten Informationen zu erhöhen. Benutzer können beispielsweise auf sie zugeschnittene Widgets und Nachrichtenfeeds sehen. |
Social Intranet | |
Moderne Intranets bieten soziale Features wie Activity Streams, Kommentare, Likes oder Mitarbeiterprofile, die den Austausch und die Vernetzung fördern. Confluence hat nur rudimentäre Funktionen in diesem Bereich. | Mantra und Linchpin können ohne Zweifel als Social Intranets bezeichnet werden: Features wie Kommentare, Likes oder Mitarbeiterprofile, die in Confluence standardmäßig fehlen, werden durch Mantra und Linchpin ergänzt |
Mobile Nutzung | |
Wie eingangs bereits erwäht ist die mobile Nutzung von Confluence im Vergleich zu spezialisierten Intranet-Lösungen begrenzt. Die mobile App bietet zwar grundlegende Funktionen, lässt aber oft wichtige Features vermissen. | Mantra und Linchpin bieten jeweils die mobile App für iOS und Android an und machen damit Confluence deutlich benutzerfreundlicher für Mitarbeiter, die häufig unterwegs arbeiten. |
Design und Branding | |
Viele Organisationen geben sich inzwischen bei ihrem Intranet (fast) genau so viel Mühe im optischen Bereich, wie bei den externen Websites. Das Standard-Design von Confluence wirkt dabei oft sehr technisch und wenig ansprechend. Eine umfassende Anpassung an das Corporate Design des Unternehmens ist aufwendig und nur komplexen Anpassungen möglich. | Vor allem Mantra (teilweise aber auch Linchpin) macht auch Ihrem Confluence-Intranet ein optisches Schmankerl und ermöglicht zudem umfassende Designanpassungen, einschließlich Farbschemata, benutzerdefinierter Schriftarten und Layouts im Corporate Design. |
Intranet mit einer Drittsoftware
Unter bestimmten Umständen kann es Sinn machen trotz einer (volllizenzierten) Atlassian Umgebung auf Drittlösungen zu setzen. Diese Option beschreiben wie in einem anderen Artikel.
So viele Use Cases es gibt, so groß ist die Auswahl passender Intranet-Lösungen. Grundsätzlich machen wir jedoch die Beobachtung, dass Unternehmen die sich in der Atlassian Welt bewegen, setzen oft auf Google Workplace statt Microsoft 365.
Entsprechend empfehlen wir, sich primär Lösungen anzusehen, die eine besonders gute Integration mit dem Google-Ökosystem haben.
Im deutschsprachigen Markt wären das vor allem LumApps und Haiilo.