Nachdem Ihr die Ziele ausgewählt und so den Grundstein für Eure Intranet-Strategie gelegt habt, stellt sich die Frage, was das Intranet eigentlich können soll.
Prinzipiell ist von der reinen Darstellung von News bis hin zum vollkommen vernetzten, interaktiven Digitalen Arbeitsplatz alles denkbar und möglich. Durch eine Präsentation einzelner Lösungen durch den Hersteller oder eine Agentur lassen sich sehr gut erste Ideen gewinnen und ein erstes Bild (Mockup) erzeugen, wie das zukünftige Intranet aussehen könnte.
Leider gibt es sehr viele Hersteller und Agenturen, deren Präsentation und Fähigkeiten auf den ersten Blick sehr vergleichbar erscheinen, so dass es zunächst nur zwei Hauptunterscheidungsmöglichkeiten zu geben scheint:
- Erforderliche Basistechnologie (z.B. SharePoint oder unabhängiger Ansatz)
- Preis (einmalig und laufend)
Doch wie so oft liegen die Unterschiede im Detail. Im Folgenden haben wir Euch deshalb dazu ein paar Funktionen aufgelistet, die als erste grobe Unterscheidung dienen können.
- Mehrsprachigkeit (System, Inhalte, manuell oder automatisch)
- Chat (integriert oder separat)
- Analysetool (integriert oder separat)
- Personalisierung (aktiv, passiv)
- Newsletter (per Mail, nur im System)
- Wiki (einfache Seiten oder komplexe Strukturen)
- Mobile Verfügbarkeit (responsiv, nativ, White Label)
- Hosting (Deutschland, Europa, USA)
Einzelne Funktionen werden Euch im ersten Schritt eventuell gar nichts sagen und sind erklärungsbedürftig. Dies ist ein guter Indikator dafür, sich weitere Hilfe innerhalb Eurer Organisation oder extern zu suchen. Gerne stehen wir Euch dazu in einem kostenlosen Erstgespräch in einer Ask-me-Anything Session zur Verfügung.
Grundsätzlich musst Du im Stande sein, nachfolgende Fragen mit ja zu beantworten:
- Ich habe einen guten Überblick über alle möglichen Funktionen eines Intranets
- Ich kenne alle Funktionen, die mein zukünftiges Intranet besitzen soll
- Ich weiß, was mir wichtig ist, weniger wichtig ist und was ich auf jeden Fall bzw. keinen Fall haben möchte (Muss- und Soll-Kriterien)
- Ich kenne die möglichen Basistechnologien und habe mich mit der IT abgestimmt
- Ich habe den Betriebsrat mit eingebunden
- Ich habe den Datenschutz mit eingebunden
- Ich kenne die Wünsche und Hauptanwendungsfälle meiner User
Sind alle Anforderungen bekannt und die Rahmenbedingungen geklärt, ist die große Frage – welche Software passt denn nun am besten auf uns.
Dies lässt sich entweder ebenfalls mühsam recherchieren, durch eine Agentur in einem oder mehreren Workshops, Fokusgruppen, etc. erarbeiten oder einfach durch maidoq in Echtzeit herausfinden.
Auch hier haben wir all unsere Erfahrung aus über 500 Intranet-Projekten einfließen lassen und ergänzen den Anforderungskatalog täglich um neue Lösungen und Funktionen, die die Hersteller mit Ihren neuen Ansätzen bieten.
Aktuell werden dazu über 30 Intranet-Lösungen miteinander verglichen, den Zielen und Rahmenbedingungen zugeordnet oder aufgrund Eurer Angaben von vornherein ausgeschlossen. Wenn weitere Stakeholder Eurer Organisation eingebunden werden sollen, könnt Ihr Eure Angaben direkt über maidoq mit Eurem Team teilen und gegenüberstellen.